строительная компания оск
Внедрение Битрикс24
Помогли заказчику систематизировать документооборот в компании.
О клиенте
Профиль компании: строительство и реконструкция зданий и сооружений промышленного и гражданского назначения любого уровня сложности, а также устройство всех инженерных сетей и коммуникаций. Строительная компания ОСК осуществляет полный комплекс общестроительных работ, включая все стадии процесса: от сбора исходно-разрешительной документации и проектирования до сдачи готового объекта в эксплуатацию.
В компании трудится порядка 300 сотрудников.
Среди клиентов компании
Что было в начале
Специфика работы компании подразумевает постоянную работу с документами, согласование этих документов между отделами компании. Сотрудники довольно часто бывают вне офиса (решение оперативных вопросов на строительных объектах, командировки), что сильно влияет на внутреннюю коммуникацию.

Процесс согласования документов довольно сложный и часто требует участия сотрудников из разных отделов (юриста, инженера, проектировщика, закупщика, директора и т.д.). У руководителя определенное время уходит на то, чтобы разобраться, на какой стадии и у кого находятся нужный документ. Особо важно учесть, что процесс согласования не всегда происходит последовательно по цепочке, от одного сотрудника к другому. Иногда документы могут возвращаться к прежнему специалисту, иногда бывают коррективы от руководителя, которые требуют повторной проверки документа сотрудниками отделов.

Заказчик обратился к нам с данной проблемой и запросом на автоматизацию данного процесса.

Задачи
Настроить систему постановки и контроля задач.
Наладить процесс работы и передачи документов между отделами.
Настроить систему отчетности по сотрудникам для каждого руководителя.
Что сделали
Разобрали бизнес-процессы заказчика и автоматизировали процесс работы с документами с помощью следующих инструментов.
Система постановки и контроля задач Битрикс24
Любая задача заводится в CRM, при этом добавляются ответственные сотрудники и руководители отделов.
Бизнес-процессы
Разработали ветки бизнес-процессов под основные задачи компании. При этом задачу не может взять любой сотрудник, она упорядоченно движется по ответственным.
Триггеры
Триггеры показывают уведомления сотрудникам и их руководителям по движению процесса, просрочке задач и т.д.
Любое внедрение CRM - небольшая революция в компании. Чаще всего сотрудники любой компании довольно тяжело воспринимают новые инструменты. Чтобы такого не произошло, мы провели очное обучение сотрудников, во время которого подробно и наглядно показали, как пользоваться системой и ответили на вопросы. Чтобы минимизировать стресс от освоения нового программного продукта, мы записали порядка 10 коротких видео с обучением: каждый сотрудник может в любой момент обновить свои знания.
Что получили?
Выполнили все задачи заказчика и увеличили эффективность работы компании.
Время
Благодаря внедрению Битрикс24 срок оказания услуг по оформлению документов сократился на 30%, что благополучно сказалось на клиентах компании.
Контроль
Руководитель в любой момент может увидеть на какой стадии находится работа по каждому из клиентов и контролировать процесс работы.
Обучение
Каждый сотрудник был оперативно подключен к CRM и обучен по использованию функционала.
Единое облако данных
Все документы хранятся на диске Битрикс24, сотрудник в любой момент может зайти и посмотреть/скачать/исправить необходимые ему документ.