приволжское бюро переводов
Автоматизация бизнес-процессов
Оптимизировали работу менеджеров с клиентами,
провели обучение сотрудников, реактивировали базу
старых клиентов
Уведомление о Cookie
Этот веб-сайт использует файлы cookie, чтобы вы могли максимально эффективно использовать наш веб-сайт.
Уведомление о Cookie
Настройки cookie
Файлы cookie, необходимые для корректной работы сайта, всегда включены. Другие файлы cookie можно настроить.
Основные файлы cookie
Всегда включен. Эти файлы cookie необходимы для того, чтобы вы могли пользоваться веб-сайтом и его функциями. Их нельзя отключить. Они устанавливаются в ответ на ваши запросы, такие как настройка параметров конфиденциальности, вход в систему или заполнение форм.
Аналитические файлы cookie
Disabled
Эти файлы cookie собирают информацию, чтобы помочь нам понять, как используются наши веб-сайты или насколько эффективны наши маркетинговые кампании, или чтобы помочь нам настроить наши веб-сайты под вас. Смотрите список используемых нами аналитических файлов cookie здесь.
Рекламные файлы cookie
Disabled
Эти файлы cookie предоставляют рекламным компаниям информацию о вашей онлайн-активности, чтобы помочь им предоставлять вам более релевантную онлайн-рекламу или ограничить количество просмотров рекламы. Эта информация может быть передана другим рекламным компаниям. Смотрите список рекламных файлов cookie, которые мы используем здесь.
О клиенте
«Приволжское бюро переводов» - одно из старейших агентств крупного областного центра, существует более 15 лет. Занимается переводом всех видов документов, включая технический перевод, нотариальное заверение переводов, апостилирование документов, услуги по устному переводу. Входит в ТОП-50 ведущих бюро переводов России (по данным сайта translationrating.ru за 2018г.). Корпоративный сайт компании perevod-pfo.ru.

Что было в начале
Проблема
Заказчик изначально обратился к нам за созданием и продвижением сайта. Но в процессе работы мы выяснили, что всю работу с клиентами наш заказчик проводит в excel. Без CRM нет возможности адекватно настроить сквозную аналитику, а как следствие оценивать эффективность рекламных каналов.

Предыстория
В процессе общения с клиентом мы выяснили, что у него бывают некоторые проблемы, связанные с учетом и контролем заказов.
Цепочка прохождения заказа достаточно сложная: менеджер принимает заказ, далее его выполняет переводчик, далее проверка редактором, сдача заказа менеджером клиенту, оплата клиента, отчетные документы клиенту и оплата переводчику, если этот заказ выполнял не штатный переводчик агентства, а сотрудник на удаленке. Участников внутри процесса много и особый отпечаток накладывает то, что в агентстве каждый день бывает много небольших заказов. То есть одновременно нужно контролировать несколько десятков незакрытых заказов.
С учетом того, что учет ведется в excel и данные заносятся в ручном режиме,
не всегда информация проходит оперативно и бывают потери.


Новая боль
После того, как мы продвинули сайт и количество заказов увеличилось, заказчик взял на работу еще одного менеджера и путаницы в обработке лидов стало еще больше.

Представьте ситуацию: менеджер №1 ушел на обед, клиент с которым он общался в это время звонит в офис. Менеджер №2 поднимает трубку: чтобы понять статус заказа ему требуется время (подойти к столу менеджера №1, покопаться в записях, открыть excel файлик и т.д.). Долгая скорость реакции на вопросы не очень нравится клиентам и производит не очень хорошее впечатление.

После проведения презентации Битрикс24, клиент принял решение о внедрении продукта.
Задачи
  • Автоматизировать процессы работы с клиентом и постановку задач от менеджеров (администраторов) к переводчикам.
  • Систематизировать работу с лидами (настроить воронку + подключить телефонию).
  • Настроить сквозную аналитику для контроля эффективности рекламных кампаний.
  • Построить цепочку для реактивации "старых" клиентов (e-mail маркетинг, уведомления, система лояльности).
Что сделали
Основные настройки
  • Интегрировали сайт (на CMS 1С-Битрикс) с Битрикс24, подключили телефонию и коллтрекинг. Благодаря этому все звонки и заявки стали отображаться в CRM.
  • Настроили карточку Лида, изменили статусы и добавили источники.
  • Настроили карточки Контакт и Компании, изменили статусы.
  • Настроили структуру компании, пригласили сотрудников на портал, настроили права доступа.
  • Провели обучение сотрудников по обработке лидов и созданию задач.
  • Настроили сквозную аналитику с отчетностью по каждому рекламному каналу.
Автоматизация
Настроили цепочки автоматических действий с помощью бизнес-процессов, упростили работу со следующими процессами:
  • Настроили цепочки автоматических действий с помощью бизнес-процессов, упростили работу со следующими процессами:
  • Подготовка договора на услуги с автоматической генерацией по шаблону, с утверждением у ответственных сотрудников.
  • Автоматическая генерация счета в зависимости от типа договора клиента, формы налогообложения, типа оплаты.
  • Отправка автоматических уведомлений клиентам о готовности работы.
  • Отправка e-mail сообщений для клиентов, которые обращались более чем 2 месяца назад
Что получили?
Внедрение вместе с обучением заняло чуть больше двух недель.
  • Работа с клиентами
    Устранили старую систему, при которой клиент общался с определенным менеджером. Теперь клиент может быть адекватно обслужен любым свободным менеджером.
  • Клиентская база
    Информация о клиентах, вся история взаимоотношений и вся переписка автоматически сохраняется в общем доступе.
  • Внутренние процессы
    Больше нет путаницы с лидами, а постановка задач и отправка документов происходит в несколько кликов.
  • Увеличение продаж
    Помогли реактивировать базу старых клиентов и увеличить объём продаж на 20% (по словам заказчика).
  • Сквозная аналитика
    Благодаря внедрению сквозной аналитики скорректировали рекламные кампании в контекстной рекламе и увеличили количество лидов.


На данный момент планируется ввод нескольких новых бизнес-процессов, более активное применение диска и внутренних коммуникаций.

Отзыв заказчика